On en a tous déjà eu marre des réunions à rallonge, des réunions qui ne servent à rien, des réunions pas efficaces avec trop de personnes. Finalement, on se retrouve avec 4 heures de réunion sur 8 heures de travail, et on n'a pas le temps de faire le travail qui compte vraiment.
Je vais te donner mes conseils. J'ai passé 7 ans à bosser en entreprise et je vais partager mes astuces pour éviter les réunions inutiles. Personnellement, je ne dépassais pas une à deux heures de réunions par jour, quitte à passer pour un antisocial.
Les règles de base pour des réunions efficaces
Les bases, tu les connais peut-être déjà :
- Un agenda défini à l'avance : il doit être clair et avoir un objectif précis. Par exemple, "prendre une décision sur un projet" plutôt que "parler d'un projet".
- Limiter le nombre de participants : pas plus de 4 à 6 personnes. Les réunions les plus efficaces, c'est entre 3 à 4 personnes.
- Prendre des notes : fais-le toi-même ou utilise des logiciels d'IA pour résumer le contenu.
- Terminer par un call to action (CTA) : il doit être clair, avec un owner "telle personne est responsable de telle action". Ça évite de simplement discuter sans rien décider.
Hacker les réunions
Une technique que j'ai beaucoup utilisée : faire plusieurs 1 to 1 pour une idéation de très bonne qualité. Au lieu d'une heure de réunion à 6, fais 3 ou 4 rencontres de 5-10 minutes et agrége les infos. Ensuite, envoie un mail ou un message en asynchrone à tous avec les conclusions. C'est super quand tu es responsable du projet.
Réunions imposées
Dans le cas de réunions d'équipe imposées, par exemple une heure toutes les deux semaines avec 12 personnes où peu participent :
- Parle à votre manager pour réduire la durée : 45 minutes au lieu d'une heure, par exemple. Vous pouvez aussi proposer de réduire la fréquence.
- Mettez en balance temps et argent : 12 personnes pendant une heure, c'est 12 heures de travail. Sur un mois, c'est l'équivalent d'une semaine de travail d'une personne.
- Sondez les participants : avec un Google Form, demandez à quel point ils trouvent de la valeur dans la réunion. Ce feedback aidera à l'améliorer.
Stratégies supplémentaires
- Utilisez du time blocking pour bloquer du temps de travail en profondeur dans votre agenda. Ça empêchera les gens de bloquer du temps dans votre agenda et de vous voler votre temps facilement.
- Préférez des réunions "back to back" pour libérer de grands blocs de travail sans interruption.
- Créez un user manual : précisez comment vous travaillez de manière optimale, par exemple préférer l'après-midi pour les réunions.
- Ne craignez pas de refuser une réunion si elle n'apporte pas de valeur ajoutée pour vous, ou si vous n'êtes pas utile pour faire avancer un sujet. Dans ce cas, lire le compte-rendu sera suffisant.
Si l'objectif est social, optez plutôt pour des activités de team building comme des déjeuners d'équipe. J'espère que ces conseils sur les réunions pourront vous aider à retrouver un peu de votre temps précieux !