Dans une entreprise, et même en dehors, on reçoit beaucoup, beaucoup de messages, que ce soit par mail, sur Slack, ou d'autres applications équivalentes comme Discord. La gestion de ces messages peut vite devenir accablante si on ne met pas quelques stratégies en place.
Voici ma technique :
1. La priorisation des messages : Quand un message ne provient pas d'une personne clé, comme mon manager, le CEO, ou un collègue dont je sais qu'il n'abuse pas de mon temps, je ne réponds pas. La plupart du temps, ces messages sont des demandes d'information que les gens n'ont pas pris le temps de chercher eux-mêmes. Dans 80% des cas, ils se débrouillent seuls ou demandent à quelqu'un d'autre. Si c'est vraiment important, ils me relanceront.
2. Le principe de la relance : Un grand principe pour moi est qu'il faut "over communicate" quand quelque chose est important. Si j'ai un message crucial à faire passer, je vais envoyer un mail, puis un Slack, et si nécessaire, j'appellerai la personne. Il en va de soi que si quelqu'un a quelque chose d'important à me demander, il devrait faire pareil.
3. Gérer les retours de vacances : Quand je reviens de vacances, je mets tous mes messages Slack en "vu" sans y répondre directement. Si c'était urgent, on m'aurait appelé pendant mes vacances. Je refuse l'idée de revenir avec une charge mentale énorme juste parce que j'étais absent. Avant de partir, je planifie mon départ pour que tout se passe bien à mon retour. Une bonne pratique est de programmer des messages pour le retour de la personne concernée.
4. Programmer l'envoi de messages : J'aime programmer mes messages pour s'assurer qu'ils soient vus. Par exemple, si je sais que quelqu'un consulte sa messagerie le lundi matin, alors j'envoie mon message à ce moment-là pour qu'il soit au sommet de leur pile.
5. Les rappels et automatisations : Quand un message est important et reste sans réponse, je mets des reminders. Parfois automatisés. Il est essentiel d'établir des lignes directrices sur la fréquence de réponse aux messages. Par exemple, je réponds sous 24 heures pour Slack et sous une semaine pour les emails.
6. Choisir le bon canal : Utiliser le bon canal pour le bon type de message est crucial. Parfois, une vidéo enregistrée est le meilleur moyen d'expliquer quelque chose de technique, tandis qu'un appel est plus approprié pour un message de haute importance.
En instaurant un rythme de communication alloué à une réponse une ou deux fois toutes les 24 heures, on incite chacun à être plus complet dans ses messages. Cela rend la communication plus efficace.
J'espère que ces réflexions, bien que brouillonnes, pourront vous aider dans votre gestion des messages au quotidien. Salut !